Számlázó program és
moduláris, kisvállalati
ügyviteli rendszer

A válság ideje alatt számos kis- és középvállalkozás számára a likviditás jelenti a legnagyobb problémát. Sok vállalkozás továbbra is szép bevételeket realizálna - csak éppen partnerei nem fizetik ki időben a kiküldött számlákat.

Összegyűjtöttünk néhány hasznos tippet, amellyel jobban átláthatja a számláihoz kapcsolódó pénzmozgásokat, és csökkentheti kintlévőségeit.

1. Válogassa meg, hogy kinek ad átutalásos számlát!

Az új partner első vásárlásakor mindenképpen célszerű készpénzes számlát adnia a megrendelésről. Ilyenkor még nem lehet biztos benne, hogy fizetőképes céggel áll-e szemben, vagyis nem tudhatja, hogy valóban hozzá fog-e jutni a pénzéhez.

2. Mire figyeljen, ha mégis átutalásos számlát ad?

A cégek általában előnyben részesítik az átutalásos számlát, de a saját érdekében legyen óvatos! Csak a régi, megbízható partnereinek adjon átutalásos számlát. Ha az új ügyfél ragaszkodik az utaláshoz, akkor Ön ragaszkodjon az előreutaláshoz, és csak a pénzügyi teljesítés után adja át a megvásárolt terméket, vagy teljesítse a szolgáltatást.

Ha rendszeresen szállít valakinek, vagy egy nagyobb munkát teljesít, akkor a teljesítésnek megfelelően több részletben számlázzon, és csak a számla rendezése után folytassa a szállítást, vagy tartsa vissza annak legalább egy részét. Például éves szerződés esetén is számlázhat havonta.

Lehetősége van a számla megjegyzés rovatában hosszabb szöveget feltűntetni. Jelezheti a késedelmes fizetés kamatát, de érdemes tovább részleteznie a "behajtási procedúrát" is. Bevált gyakorlat, hogy az átutalásos számlákra feltűnő pecsét kerül: "Kintlévőségeinket az X.Y. Kft. kezeli" (természetesen az adott céggel történt megállapodás szerint)

3. Kövesse nyomon a befizetéseket!

Átutalásos számláiról mindenképpen legyen egy naprakész nyilvántartása, amelyben látja a számla fizetési határidejét, és rögzíteni tudja a fizetés tényét és dátumát is. Így bármikor listázni tudja a még nem rendezett számlákat, és az eltelt időnek megfelelően cselekedni tud.

Amennyiben a számlázó-programon belül, integrált módon kívánja kezelni a kifizetéseket, használja a Pénzügy modult! A 'Követelések' menüpont alatt külön fülön találja a már kiegyenlített és a még nyitott számlákat - ráadásul ez utóbbin belül szintén külön a már lejárt számlákat, így bármikor "ránézhet" kintlévőségeire, és ellenőrizheti azok állapotát.

Ha fizetett a partnere - ezt akár több részletben is megteheti -, a megfelelő számlára kattintva, a 'Kiegyenlítés' funkcióval rögzítheti a tényt. A program rögzíti a kiegyenlített összeget, és ha nem marad tartozás, egyből áthelyezi a számlát a 'Kiegyenlítettek' közé, így az egyes füleken mindig az aktuális állapot jelenik meg.
 
Ezt a nyilvántartást akár egy excel táblában is vezetheti. A 'Számlák' menüpontban az áttekintő táblázatból könnyedén exportálhatja az adatait (előtte a fizetési mód oszlopban szűrjön rá az átutalásra), majd tetszés szerint formázhatja, töltheti a kapott táblázatot. Ne felejtse el havonta-kéthetente feltölteni nyilvántartását az új számlák adataival!

4. Időben értesítse partnerét, ha lejárt tartozás van!

Eleinte mindenképpen legyen udvarias, hiszen lehet, hogy csak adminisztrációs hiba történt, például a postán vagy a cégen belül elkeveredett a számla. Az első - baráti - figyelmeztetést telefonon vagy e-mailben érdemes megtennie. Ilyenkor nagyon fontos, hogy a partnerrel megmaradjon a jó hangnem és a barátságos légkör, hiszen minden vállalatnak az a célja, hogy megtartsa az összes ügyfeleit. Egy kedves figyelmeztetés akár erősítheti is a jó partneri viszonyt.

Amennyiben az ígéret ellenére mégsem fizet az ügyfele, értesítse hivatalos módon is, és küldjön neki ajánlott levelet a tartozásáról. Ezt akár többször is megismételheti, ha továbbra sem fizet a partnere. A levelet küldheti utánvéttel vagy futárral is, így a járulékos költségek az adósát terhelik, ami tovább ösztönözheti a fizetésre.

Hogyha rendelkezik 'Pénzügy modullal', a fizetési felszólítást a programból automatikusan ki tudja nyomtatni, így nem kell a levélírással sem bajlódnia, csupán aláírnia és postáznia a kész dokumentumokat.

5. Végső esetben forduljon szakemberhez!

Amennyiben partnere 30 vagy 60 napot meghaladóan sem rendezte tartozását, akkor érdemes ügyvédhez vagy kintlévőség-kezelő (behajtó) céghez fordulnia. Ezután már ez a harmadik fél fogja tartani a nemfizető ügyféllel a kapcsolatot. Várhatóan az adós ilyenkor jobban megijed, és felméri a helyzet komolyságát, és könnyebben rendezi tartozását.

Az ügyvéd vagy behajtó cég felkérése költséges, de ezt a díjat szintén az adós fizeti meg. Érdemes olyan céggel együttműködnie, akiknek csak a sikeres behajtás után kell fizetnie, így megelőzheti a felesleges kiadásokat, siker esetén azonban tényleg hozzájut az "elveszett" pénzéhez.

Tartsa szem előtt saját és ügyfelei érdekeit!

Alakítsa ki saját kintlévőség-kezelési koncepcióját, és kezelje szigorúan a tartozásokat! A mai gazdasági helyzetben különösen fontos, hogy a várt bevételek beérkezzenek cégéhez, hiszen Ön is ebből fizeti a számláit, adóit és munkatársait.

Készüljön fel a nem várt helyzetekre, és a kivételes helyzetekben legyen megértő partnereivel. Próbáljon meg folyamatosan kapcsolatban maradni ügyfeleivel, hogy az apróbb hibák, félreértések minél előbb kiderüljenek, és mindkettőjük számára kedvezően alakuljon ez a problémás helyzet.

Amennyiben szeretné ügyfele "élettörténetét" is a számlázó-programmal összekapcsolva kezelni, akkor válassza az Ügyfélkapcsolat-támogató modult. Itt egy felületen talál minden fontos eseményt, ami az adott ügyféllel kapcsolatban történt: látja a megrendelt és elvégzett munkákat, a kiküldött és kifizetett számlákat, és a rögzített telefonhívásokat és kiküldött fizetési felszólításokat.