Számlázó program és
moduláris, kisvállalati
ügyviteli rendszer

Ha ismeri a rEVOL Express számlázó-program apró titkait, sokkal hatékonyabban használhatja a programot.

A következő 5 ötletből kiválaszthatja a leginkább testhezálló módszereket, amelyekkel még rövidebb idő alatt készítheti el számláit:

1. Használja a TAB billentyűt a mezők közötti váltásra. Az egér mellőzésével nemcsak a kezét kíméli, de a számlarögzítést is gyorsíthatja
2. A kitöltendő mezőknél használja az F4 gombot, hogy előjöjjön a már rögzített adatokat tartalmazó lista, így könnyedén kiválaszthatja a szükséges partnert vagy terméket.
3. Amennyiben a dátum mezőknél nyomja meg az F4 billentyűt, a naptár funkció ugrik fel. Dupla kattintással kiválaszthatja a megfelelő napot, és folytathatja a rögzítést.
4. Ha a partner vagy cikk mezőbe beírja az első három karaktert, akkor a program feldobja a legelső találatot. A le- és felfele nyíllal váltogathat, ha több hasonló kezdetű adattal is rendelkezik.
5. A dátum mezőbe, a hónapra vagy a napra kattintva szintén használhatja a le- és felfele nyílat, ezzel pörgetheti az időpontokat

Nézze meg oktató videonkat, és tudjon meg többet a programról!

Videonkból megismerheti a számlarögzítés folyamatát, valamint a kapcsolódó legfontosabb beállításokat, adatrögzítéseket, melyek megkönnyítik a szoftver használatát. Külön kitérünk a népszerű számlaismétlés funkcióra, mellyel akkor is gyorsan készítheti el gyakran előforduló számláit, ha a legegyszerűbb számlázó programmal rendelkezik.

Kattintson ide a számlázási funkciókat bemutató videohoz!

Jöjjön el képzésünkre, ahol személyesen mutatjuk be a program működését!

Amennyiben szeretne még ennél is többet megtudni a rEVOL Express használatáról, szeretné megismerni az apróbb fortélyokat, funkciók közötti összefüggéseket, hogy még gyorsabban, hatékonyabban láthassa el munkáját, jöjjön el csoportos képzésünkre, ahol személyesen magyarázzuk el Önnek a szoftver használatát!
 

Részletekért hívja kollégáinkat az (1) 461-8090-es telefonszámon, vagy lépjen kapcsolatba velünk!

Előfordulhat, hogy a partnereire, vagy a termékeire szüksége lenne egy másik programban is, vagy egy egyszerű árlistát szeretne készíteni? A program táblázatos felépítéséből adódik, hogy az adatokat Excelbe is ki lehet menteni.
Két helyen is végezhet mentést: a Kimutatásokból és közvetlenül a táblázatokból.

Kimutatások esetén egyszerűen adja meg a szükséges paramétereket, majd amikor a nyomtatási kép megjelenik, az ablak tetején válassza a zöld floppy ikont. A felbukkanó ablakban adja meg az egyik Excel 5.0-ás típust, majd a fájl helyét és nevét a három pontos tallózó gombbal. Miután a táblázat elkészült, bezárhatja a kimutatás ablakát. A mentett fájl megnyitásakor három figyelmeztető üzenetet fog kapni, de ezeket figyelmen kívül hagyhatja, mert utána megkapja a szükséges adatokat. Ezután már el tudja menteni az Excelből más néven a táblázatot.

A programból is kinyerhet adatokat, ha egy olyan ablakban áll, ahol táblázatot lát (például a számlák, a partnerek vagy az áruk). Ilyenkor elég jobb egérgombbal kattintani az egyik oszlopfejlécen (például Bizonylatszám vagy Név, esetleg Cikkszám, Megnevezés) és válassza az Exportálás, nyomtatás menüpontot. A megjelenő ablakban válassza fájltípust (XLS vagy TXT), adja meg a fájl mentési helyét és nevét a három pontos tallózó gombbal, majd jelölje ki azokat az oszlopokat, amelyeket a táblázatban szeretne látni. A sorrendet is beállíthatja, hogy utólag ne kelljen sokat módosítani. TXT formátum készítésekor megadhat elválasztójeleket is, melyek azért fontosak, mert mentés után a kiterjesztést átírva TXT-ről CSV-re máris importálhatja azokat például egy könyvelőprogramba. Ha végzett, akkor az Exportálás gombra kattintva elkészítheti a mentést, a Nyomtatás gombra kattintva pedig papíron láthatja viszont a végeredményt.

Ha Önnek visszatérő partnerei vannak, akiknek rendszeresen ugyanazt a terméket, szolgáltatást értékesíti, akkor bizonyára örömmel fogja hasznáni a program beépített segédfunkcióit!

Egyszerűsítse a számlázást a "Számla ismétlés" funkcióval!

A számla áttekintő ablakon válassza ki az adott partner egy korábbi számláját, és klikkeljen az egér jobb gombjával, majd válassza a "Számla ismétlés" parancsot!

Kattintás után megjelenik a korábban rögzített számla beviteli képe. Amennyiben rögzíti a számlát, aktuális dátummal állíthat ki a korábbival megegyező tartalmú új számlát.

Rögzítés előtt azonban lehetősége van módosítani a számlán szereplő bármely adatot, például a dátumot, fizetési módot, darabszámokat, árakat, kedvezményeket. Akár a vevőt is kicserélheti, és egymás után állíthatja ki ugyanazt a számlát több partnerének. 

A funkciót a Számlaíró modul, vagyis minden rEVOL Express számlázó-program tartalmazza.

Tudjon meg többet a számlázó modulról, vagy töltse ki tesztünket, és találja meg az Ön számára legmegfelelőbb számlázó-programot!

Előfordulhat, hogy egy bizonyos számlát több ügyfélnek szeretnénk kiállítani. Ilyen például a csekkes befizetés, vagy az ismétlődő szolgáltatás. Ilyenkor nem kell egyesével elvégezni a számla kiállítását, és felesleges használnunk a Számlaismétlés funkciót is, hiszen ez sok időbe kerülne.

A Körszámla funkció (mely a Kereskedelem Extra modul része) pont ezt a problémát oldja meg, mivel elég egy számlát elkészíteni, amely később sablonként szolgálhat a további számlákhoz. Ehhez csupán annyit kell tenni, hogy az eredeti számlára jobb egérgombbal kattint, és kiválasztja a menüből a Körszámlát. A megjelenő ablakban adja meg a kiállítási, a teljesítés és esedékességi dátumot, valamint azt a csoportot és felhasználókat, akiknek el szeretné készíteni a számlát. Ha nem volna biztos abban, miből készíti a körszámlát, az ablak felső részében láthatja a forrásként beemelt bizonylat sorszámát, melyet a Megtekint gombbal ellenőrizhet le.

Miután mindent rendben talált, az OK gomb megnyomásával létrejönnek a számlák ügyfelenként külön sorszámmal.

Ha egy partnere felé időnkénti rendszerességgel ugyanazt a számlát állítja ki, (például negyedéves előfizetések számlázása 3 havonta) akkor a ’szerződés’ funkció segítségével automatikussá teheti az újra és újra készülő bizonylatok kibocsátását.

A szerződés rögzítéséhez szükséges egy „minta” számla elkészítése, amelyet a korábban elkészült számlák közül választhat ki, vagy az ’Új számla’ gombra kattintva hozhat létre. A későbbiekben ez alapján fog elkészülni a többi bizonylat.

Ezt követően megadható, hogy milyen gyakorisággal, és összesen hány alkalommal szeretné kiadni a kiválasztott számlát. Pl. 3 havonta készüljön el a számla, összesen 4 alkalommal - ezzel egy éves szerződést hoztunk létre.

A program a napi teendők ablakában figyelmeztet a számla elkészítésére a szerződésben megadott dátum alapján. A szerződés menüpont alatt pedig bármikor visszakeresheti, hogy az egyes szerződések alapján hány darab számla készült eddig, mikor készült az utolsó, és mikor esedékes a következő számla.

Amíg egy szerződéshez nem készült számla, addig a sorszám kivételével minden adatot korrigálhat: Ha a szerződés alapján már adtunk ki bizonylatot, akkor sajnos csak az ismétlések számát tudjuk lecsökkenteni a már elkészült számlák számára, ezzel „kifuttathatva" a szerződést.

A szerződés funkció a Kereskedelem Extra modulban található.

Tudjon meg többet a számlázó modulról, vagy töltse ki tesztünket, és találja meg az Ön számára legmegfelelőbb számlázó-programot!

>> A megrendeléshez kattintson ide! <<

Az 5 és 10-re történő kerekítés a program 5.10 (vagy újabb) verzióiban érhető el. Előfeltétele, hogy az Egyéb csoport Beállításokban, a Bizonylatok I. fülön engedélyezve legyen a kerekítés az adott típusokra!

Amennyiben csak egy-egy bizonylat erejéig lenne szükségünk erre a funkcióra, akkor (az Előlegszámla és az Ajánlat típusok kivételével) a számlázó ablakban találhatunk egy kapcsolót a fizetési mód mellett.

Ha erre a funkcióra állandóan szükségünk lenne, akkor lépjünk be a Törzsadatok csoportba, majd nyissuk ki az Egyéb törzsadatokat és azon belül válasszuk a Fizetési módokat. Kattintsunk duplán azon, amelyikben be szeretnénk kapcsolni ezt a funkciót. A megjelenő ablak alján pipáljuk be az 5 és 10-re kerekítést, majd Rögzítsük.

Ha Automatikus karbantartást és mentést használ, előfordulhatnak olyan problémák (például a rendszergazda kitörölte a mentési célkönyvtárat), melyek megakadályozzák a folyamatot. Ilyenkor a program nem tudja elvégezni belépéskor a műveletet és tovább sem enged, majd a következő indításnál még a belépést is megtagadja. Hogyan lehet ezt kiküszöbölni és újra használni a programot?

Ha az automatikus mentés egy nem létező helyre mutat, és a program emiatt zárolja az adatbázist, illetve a belépést, akkor újra engedélyeznie kell a hozzáférést. Ezt a rEVOL Express Rendszerfelügyelőben teheti meg, amit a Start menüből érhet el. Miután belépett az ablakba, egy kattintással jelölje ki a cégét, majd legalul válassza a Cég státuszának visszaállítása (jelenleg archiválás alatt) gombot. Amint ez eltűnik, a számlázóba történő belépés ismét lehetséges lesz.

Amennyiben a későbbiekben el szeretné kerülni ezt a problémát, a Rendszerfelügyelőben válassza baloldalon a Beállítások gombot, és alul az Archiválási beállításokat. Itt megadhatja, hogy hány naponta figyelmeztessen a program, valamint bekapcsolhatja az Automatikus archiválást is. Ennek az útvonalát ellenőrizze le, valamint (a programon kívül) azt, hogy van-e írási jogosultsága az adott könyvtárhoz (kérdezze meg a rendszergazdát). Ha az útvonal nem létező helyre mutat, kattintson bele a mezőbe és nyomja meg az F4 billentyűt egy új mappa megadásához (például a Dokumentumok). A Beállítások mentése gombbal véglegesítheti a módosítást.

Az Üzleti analitika modul egy modern megoldás arra, hogy egyéni igényeinek megfelelő bontású és tartalmú táblázatos kimutatásokat készítsen, például ha kíváncsi a forgalmára vagy a vevőkkel kapcsolatos információkra. A hagyományos kimutatásokkal ellentétben dinamikusan szűrhet, és tetszés szerint rendezheti az adatokat. A végeredményt akár Excel formátumba is lementheti, vagy diagramot készíthet belőle. A modul használata igazán egyszerű, ezért mindenképpen érdemes kipróbálni.

Példánkban az 5.7-es verzióban megjelent vevők és termékek viszonylatában készíthet egy szűrt táblázatot.

1. Elsőként lépjen be az Üzleti analitika csoportban az OLAP elemzőbe. Ekkor egy külön ablakban nyílik meg az összes elérhető kimutatás kategóriákra bontva. A kategóriákat az előttük lévő pluszjellel tudja kinyitni. Példánkban a Forgalmi elemzésekben lévő Vevő forgalmi elemzésekben nyissa meg a Forintos elemzéseket. A Vevők forgalma áruk alapján forintban elemre kattintva várja meg, amíg a táblázat betöltődik. Ebben az esetben az összes vevő összes forgalmi adata megjelenik, melyet a későbbiekben tovább szűrhet, alakíthat.

2. A vevők leszűréséhez keresse meg a vevők neve feletti Vevő oszlopfejlécet. Mellette két nyíl található: egy hosszú és egy rövid. A hosszú nyíllal sorrendbe rendezheti a partnereket, míg a röviddel szűrési feltételeket állíthat be. Ekkor egy listában megkapja az adott csoport összes elemét, melyeket egyesével be-, vagy kikapcsolhat. A lista alján lévő plusz- és mínuszjelekkel lehet az összes elemet bejelölni vagy inaktiválni.

3. Ha csoportra szeretne szűrni és nem partnerek szerint, akkor a Vevő csoport melletti rövid nyílra kattintva az előző lépésben leírtak szerint választhatja ki a szükséges neveket.

A táblázat tetején látható oszlopok egy-egy kinyitható vagy becsukható sornak felelnek meg. Tehát az Év a legelső sor, a negyedév a második, a hónap a harmadik és így tovább. Egyes sorok előtt egy mínuszjel jelöli az oszlop vagy sor összecsukását. Ha erre kattint, akkor kevesebb részlet jelenik meg az adott csoportosítás alapján. Például a novemberi hónapot a 11-es szám előtti mínuszjelre kattintva tudhatja meg, ha bezárja. Ha a 2008 előtti mínuszjelet választja, akkor a 2008-as év összesítését kapja meg. Kibontani ugyanígy, kattintással lehet, csak ebben az esetben a pluszjel jelenik meg.

4. Az oszlopok és sorok fejlécei tetszés szerint áthelyezhetők. Ha az Árukat szeretné legelöl látni és nem az évet, csak fogja meg a fejlécet a nevénél (ebben az esetben Áru) és húzza az elé az oszlop elé, ahol látni szeretné. Ezzel megváltoztathatja a kimutatás formáját, hiszen az első helyen szerepeltetheti a terméket, és azon belül következnek a dátumok. Ráadásul az oszlop és sorfejlécek egymás között is mozgathatók, így sokkal egyedibb táblázatot hozhat létre.

Ha viszont a táblázat inverzét szeretné látni (tehát a sorokat és oszlopokat felcserélné), akkor az eszköztáron kattintson a legelső gombra és a táblázat máris átalakítja az elrendezést!

5. Miután elkészítette a kimutatást, tetszőleges grafikonokból válogathat, ha átvált a Diagram fülre. Érdemes a táblázat elrendezésén és szűrésén addig változtatni, amíg a megfelelő grafikonnal is jellemezni tudja az adatait.

Egy-két kísérlet után minden bizonnyal Ön is hamar ráérez az Üzleti analitika lényegére, és könnyedén elkészítheti egyedi kimutatásait, melyek hasznos segítséget jelentenek cége vezetéséhez.

Köremailt 3 lépésben, varázsló segítségével küldhetünk a partnereinknek.

1. lépés: Az első ablakban válasszunk típust. Ettől függ, hogy milyen mezőket szúrhatunk majd be a készülő levelünkbe. Az „Egyéb” kategória tetszőleges, üres levelet jelent. A „Partnerek és lejárt számláik” típus csak Pénzügy modul megléte esetén érhető el! A típus megadása után válasszuk ki azokat a partnereket, akiknek levelet fogunk küldeni. Amennyiben csak olyan partner lesz megjelölve, ahol nincs kitöltve a partner adatlapján az e-mail cím, a varázsló nem enged tovább a következő lépésre.

2. lépés: A második ablakban lehet elkészíteni a körlevelet. Az ablak felső részében a lenyitható listából vagy a három pontos gombra kattintva választhatunk sablonokból, amennyiben korábban elmentettünk ilyet. Típus alapján megjelenhet egy kezdő és végdátum is, mint szűrőfeltétel. Ezt levélíráskor is felhasználhatjuk arra, hogy meghatározzuk a címzettek számára, hogy milyen időintervallumra vonatkoznak a levélben szereplő adatok.

Írjuk be a levél tárgyát, majd az alatta lévő részben írhatjuk meg a szöveges levelünket.

A jobboldali, Beszúrható mezők ablakban láthatjuk a felhasználható adatokat, amelyek duplán kattintásra kerülnek be a levélbe oda, ahol a kurzor áll. (A mezőkről rövid információt az ablak alatt kaphatunk.)

A szövegszerkesztő alatt csatolmányt is betallózhatunk a három pontos gomb segítségével. Ügyeljünk arra, hogy ez ne egy nagyméretű fájl legyen, különben a küldés lassan történik meg! Végül a Szöveg mentése sablonként gombot nyomjuk meg akkor, ha a megírt szöveget később szeretnénk felhasználni. A felbukkanó ablakban adjunk egy nevet ennek a sablonnak és rögzítsük le. Ezt egy következő körlevél írásakor kiválaszthatjuk.

3. lépés: A harmadik lépésben megnézhetjük a végeredményt. Partnerenként is ellenőrizhetjük a levelet az ablak felső részében található Előző köremail és Következő köremail gombok segítségével. Amennyiben még módosítani szeretnénk, visszaléphetünk az előző lapra, ha a végeredmény megfelelő, kattintsunk a Küldés gombra. A megjelenő üzenet figyelmeztet, hogy csatlakozzunk az internethez, mert csak ebben az esetben történik meg a küldés. A Folytatás gombra kattintva levelek mennyiségétől függően várjunk egy kis ideig, amíg a végeredmény meg nem jelenik (ez elmenthető saját részre is).

A köremail funkció a Kereskedelem Extra modulban található.

>> A megrendeléshez kattintson ide! <<

A programban sokan eltévednek, ha Deviza modult vásárolnak. Ennek oka, hogy a devizás számlákat két külön fülön kezeli a szoftver: Deviza és Export lapokon. A különbség annyi, hogy a Deviza fülön belföldi típusú, áfás számlát lehet kiállítani egy kiválasztott devizanemben, míg az Export fülön új számlát készítve EU tagországon belüli és kívüli bizonylat készíthető, áfa nélkül! A belföldi devizás számlák esetében az aktuális APEH előírásoknak megfelelően fel van tüntetve az ÁFA értéke Forintban is kifejezve. Szintén ennél a típusnál választható árfolyam nélküli sablon is, míg Export számlák esetében erre nincs lehetőség.

Mivel az Export számláknál más-más áfa kulcsot lehet használni cégektől függően, ezt külön be kell állítani! Lépjen be az Egyéb csoport Beállítások pontjába, majd válassza ki a Bizonylatok I. fület. Az Export áfakód beállítása csoportban adhatja meg az EU tagországon kívüli (alapértelmezés szerint ennek az értéke: „Áfa körön kívüli”), valamint az EU tagországon belüli (ennek az értéke: „KBAÉ”, tehát Közösségen Belüli Adómentes Értékesítés) áfa beállításokat. Ha valamelyik érték nem szerepelne a listában, a mellettük lévő három pontos tallózó gombbal egyből az áfa kódok táblázatához juthat, ahol alul, az Új áfakód megnyomásával rögzítheti a hiányzó értékeket.

A program képes többszintű csoportosításra, mégis kevesen használják ezt a funkciót. Pedig a gyors rendezést és a keresést megkönnyíti, hiszen egyszerre több szempont alapján tudjuk az adatokat megjeleníteni.

A halmozást kezdje először a Csoportosító mező bekapcsolásával! Kattintson a jobb egérgombbal valamelyik számlafejlécen (például Bizonylatszám, Vevő, Fizetési mód stb.) és a felbukkanó menüből válassza a Csoportosító mezőt. Ekkor egy plusz sáv jelenik meg a számlák táblázata felett. Ebbe kell húzni azon oszlop fejléceit, amely alapján csoportosítani szeretne. Fontos tudni, hogy azt az oszlopot, amely alapján sorba van rendezve a jelenlegi táblázat (például a Bizonylatszám vagy Kiállítási dátum) azt nem lehet használni ilyen csoportosításra.

A műveletet kétféleképpen is végrehajthatja: vagy megfogja a fejlécet és bal egérrel egyszerűen a Csoportosító mezőbe dobja, vagy a fejlécen jobb egérrel kattint és a Csoportosítás az oszlopra menüpontot választja. Csak olyan oszlopokat rendezhet így, amelyek többször is előfordulhatnak, mint például a Vevő, a Fizetési mód, vagy a Típus. Nem hajtható végre a csoportosítás például a Nettó vagy Bruttó árakra, mivel ezek legtöbbször egyediek.

Az oszlopok halmozása után a számlákat is listákba gyűjtve kapja meg, több szűrő esetén lépcsőzetes rendezésben. Ilyenkor egyszerre akár négyféle módon is rendezheti az adatokat, hiszen a korábban ott hagyott rendezés megmarad (például a Bizonylatszám), de a csoportosított oszlopokat is rendezheti külön-külön. Például növekvő sorrendet alkalmazhat az ügyfelek neveire, de csökkenő sorrendet a fizetési módra, hogy a készpénzes számlákat lássa előrébb.

A csoportosításnak köszönhetően könnyen áttekinheti, hogy például egy adott partnernek milyen számlákat állított ki az elmúlt időszakban.

A csoportosítás megszüntetését egyszerűen elvégezheti: megfogja a fejlécet a bal egérrel és az ablak jobb felső sarkába, egy üres területre dobja.

Az 5.10 verzióban megváltozott a Készletkorrekció és a Készletújraszámítás. Ennek több oka van:

• bevezetésre került a Készlet Extra modul, ahol a Visszáru a Készletkorrekción keresztül dolgozik.
• a Készletkorrekcióban korábban nem lehetett bevételi és kiadási mennyiség között választani, ezért a készletnövelés mindig a termék adatlapján beállított bevételi (például karton), a készletcsökkenés meg a kiadási (például darab) mennyiség alapján történt.
• az adatbázisban korábban elég volt csak az értéket letárolni, nem volt szükség a mennyiségi egység vagy váltószám rögzítésére (tehát bevételezéskor 1 kartont rögzítettünk, de eladáskor darabot számláztunk. Tízes váltószámmal számolva 1 kartonban 10 darab van)

Mivel a visszáru esetében már nem egyértelmű, hogy bevételi vagy kiadási mennyiségről van szó, ezért a készletkorrekción is módosítani kellett. Ez pedig olyan módosítást vont maga után, hogy az 5.10 verziótól kezdve lerögzítésre kerülnek az adatbázisban az aktuális bevételi és kiadási mennyiségi egységek és váltószámok is. Ez a jövőre nézve hasznos bővítés, ugyanis ezáltal visszamenőleg is ki lehet majd deríteni egy-egy termék aktuális mennyiségét váltószámtól függően.

Ennek megfelelően módosult az Átlagáras készletértékelés is, hiszen itt mindig az éppen beállított időponthoz képest kell mutatni a készletet. A váltószámok és mennyiségi egységek megbolygatása azzal járt, hogy visszamenőleg lehetetlen kideríteni a korábbi bevételezések, korrekciók váltószámát és mennyiségi egységét (korábban csak az érték volt lerögzítve). Ezért az aktuális beállítások alapján a program visszamenőlegesen is a jelenlegi váltószámokat alkalmazza a számolásnál, feltételezve azt, hogy a termék felvitele óta nem változott a bemeneti és kimeneti egység és a váltószám.

Mindebből kiderül, hogy amint egy Készletújraszámítást végzünk, és korábban más volt valamelyik mennyiségi egység vagy váltószám, a készletre "hibás" értéket kapunk. Az újraszámítás abban az esetben nem dob ki "rossz" eredményt, ha csak egy típusú mennyiségi egységet használtunk egy terméken belül (tehát bevételnél is és eladásnál is darab volt, a szorzó pedig 1).

A fentiek miatt erősen javasoljuk, hogy újraszámítás előtt zárjuk be a programot, majd a Rendszerfelügyelőben készítsünk egy adatbázis mentést! Az archiválás után nyissuk meg a programot és végezzük el az újraszámítást. A felmerült különbségeket a Készletkorrekción keresztül kézzel javíthatjuk (növelés és csökkenés), vagy leltár esetében a Készletnullázással az összes mennyiség nullára áll, majd kézzel vigyük fel a helyes tételeket a Készletkorrekció segítségével.

A Csoportos számlanyomtatás főleg azoknak nyújthat nagy segítséget, akik laptoppal készítenek számlákat, majd egy helyen egyszerre szeretnék kinyomtatni mindet. Nem szabad összetéveszteni a Körszámlával, hiszen míg ez utóbbi csoportos számlakészítésre alkalmas, a Csoportos számlanyomtatás viszont a már korábban elkészített számlákat küldi el a nyomtatóra.

Ezt a funkciót az Egyéb csoportban találhatja meg, és különböző paraméterek alapján gyűjtheti le a számlákat. Javasolt bejelölni a még nem nyomtatott számlák nyomtatását, hiszen amiről már van papírja, arról már csak másolat készül. Ha rendelkezik deviza modullal, megadhatja a bizonylat típusát, valamint külön a sztornózott számlákat. Legegyszerűbben a kiállítás dátumát megadva jelölheti ki a bizonylatokat. Szűrhet a bizonylatok sorszámára is, ami egyszerűbben is kikereshető, ha a mezőbe történő kattintás után megnyomja az F4 billentyűt.

Ha van Kereskedelem extra modulja, és rendelkezik a Word 2003 vagy újabb verziójával, akkor egyszerűen elkészíthet bármilyen körlevelet a program adatbázisából.

Először egy kis trükkre lesz szükség, mivel a programhoz csak egy körlevél sablon tartozik: keresse meg a program telepítési könyvtárát a Sajátgépen belül. Ez általában a C:\rEVOL Express szokott lenni. Ezen belül találja a Word könyvtárat. Készítsen biztonsági másolatot az itt található két fájlról!

Miután jó helyen tudja az állományokat, jobb egérrel húzza odébb az Iroda Sorozat körlevél.dot fájlt, majd válassza a Másolás ide menüpontot. Létrejött egy másodpéldány a fájlból, melyet átnevezhet, például Felszólítás.dot névre.

Nyissa meg ezt a Felszólítás.dot-ot dupla kattintással! A felbukkanó üzenetekre mindkét esetben válaszoljon igennel. Ekkor egy hagyományos körlevél-készítő felületre jut, melynek a tartalmát szabadon módosíthatja. Akár az egész táblázatot is törölheti, hiszen a szükséges mezőket bármikor be tudja szúrni a kívánt helyekre. Írja meg a levelet és formázza meg, majd a mezőket a mezőválasztóból szúrja be.

Ha elkészült a sablonnal, mentse el és zárja be. Ezután nyissuk meg a rEVOL Expresst és lépjünk be az Egyéb csoport Körlevél pontjába. Az ablak felső részén válassza ki a Felszólítás.dot állományt, majd jelölje ki, kiknek szeretne körlevelet készíteni. A partnereket a partnercsoportok alapján, vagy egyesével is kijelölheti. Ha végzett, nyomja meg alul a Körlevelek készítése gombot. Ezután a partnerek mennyiségétől függően várjon kicsit, amíg a program legenerálja a leveleket. A készítés állapotát az ablak bal alsó sarkában követheti nyomon. A művelet végén megnyílik a Word, és a létrejött dokumentumot el tudja menteni, majd postázhatja.

Ha másfajta körlevélre volna szüksége, akkor ismét készít egy másolatot az eredeti sablonból, és azt adja meg a program számára.

Így akár korlátlan típusú körlevelet hozhat létre, és nyomtathat a programból.

Tudjon meg többet a kereskedelem extra modulról, vagy töltse ki tesztünket, és találja meg az Ön számára legmegfelelőbb számlázó-programot!

Ha a rEVOL Express hálózatban lett telepítve, és az adatbázis Linux kiszolgálón található, előfordulhat, hogy a frissítés nem fut le, és már az első fájlok másolásánál hibát kaphat.

Ilyen esetben a következő lépéseket kell megtenni:

• a hálózati meghajtóról mentse le a COMP000 nevű mappákat valamint a RevLicense.mdb fájlt. Ha egyedi sablonokkal rendelkezik, akkor a CSablons, ha egyedi kimutatása van, akkor a Reports mappát is mentse el.
• töröljön minden fájlt és mappát kivéve a COMP000 könyvtárakat és a RevLicense.mdb-t!
• futtassa újra a telepítőt az elsődleges gépen, majd konvertálja az adatbázist
• ha egyedi sablonja vagy kimutatása volt, azt másolja vissza a megfelelő helyére (CSablons vagy Reports mappa).

Ha milliós összegű terméket szeretne kiszámlázni, előfordulhat, hogy nem helyesen jelennek meg az értékek a számla nyomtatási képén. Ez nem hiba, hanem a megfelelő sablont kell ilyen esetekben használni még a számla rögzítése előtt!

Amikor készíti a számlát, a bal alsó sarokban kattintson a Nyomtatási beállítások gombra. A megjelenő kis ablakban a Sablon listából válassza ki a Forint számla (sima, növelt értékhelyes) elemet, állítsa be a nyomtatási példányszámot, majd kattintson az OK gombra. Ezután nézze meg a számla nyomtatási képét, hogy helyesek-e az értékek. Ha megfelelőnek találja, csak ezután rögzítse a számlát.

Az 5.8-as verziótól több új sablon található a programban, melyekkel milliós számlákat lehet kiállítani. Az előbbi sablonon kívül a leginkább használtakból szintén elkészült a módosított változat:

Ha alapértelmezetten a milliós megjelenítésű sablont szeretné használni, lépjen be az Egyéb csoport Saját emblémába, majd válassza ki a szükséges sablont a fenti listákból. Ezután a lista melletti Alapértelmezett pipát jelölje be, menteni nem szükséges, a módosítás egyből érvényre jut.

Ha nagyobb készlettel rendelkezik, érdemes a termékeket különböző kategóriákba csoportosítani. Igaz, hogy egy új áru rögzítésénél ez két kattintással többet jelent, de később, értékesítésnél és kimutatások elkészítésénél nagy hasznát veheti. Éppen ezért érdemes az adott termékekre jellemzők kategóriákat kialakítani, például cipők, CD-lejátszók, fehérnemű, vagy tejtermékek.

Ha rendelkezik SzámlaVarázsló modullal, akkor egy kattintással elvégezheti egy-egy csoport árváltoztatását. Csak annyit kell tennie, hogy az Áruk táblázat egy pontján jobb egérgombbal kattint, és az Árváltozást választja. Itt kijelöli a változtatni kívánt csoportot, beírja az emelés mértékét százalékban és már az összes, ebbe a kategóriába tartozó termék ára módosul.

Kimutatásoknál több helyen szűrhet a kategóriákra, mint például az aktuális raktárkészlet kilistázásánál, vagy az árunkénti kedvezményeknél is.

Az áttekintő ablakban az áru csoportokra természetesen lehet sorrendet is beállítani, valamint Csoportosító mező bekapcsolása esetén szűrésre is használhatja.

A rEVOL Express programot egyidejűleg több számítógépre is telepítheti, így több gépen is használhatja ugyanazt a szoftvert.

Ha rendelkezik saját hálózattal, válassza a "hálózatos telepítést"! Így a program adatbázisa egy központi helyre kerül, melyet több számítógépről is elérhet, vagyis minden belépő munkatárs ugyanabban az adatbázisban dolgozik. Alapesetben 1 hozzáférés jár a programhoz, azaz egyszerre csak a gépek egyikéről jelentkezhet be. A következő kollégának meg kell várnia, míg a másik végez a munkával, és kilép a programból. Szükség esetén további hozzáféréssel bővíthető a rendszer. Kattintson ide a hálózatos telepítésről szóló részletes leírás megnyitásához!

Különálló számítógépekre is teleptheti a programot. Például külön telephelyeken, vagy irodai gépre és laptopra. Ebben az esetben azonban nagyon fontos, hogy az egyes gépeken eltérő sorszámozással külön számlatömböt nyisson, így biztosítva az Apeh által megkövetelt szigorú sorszámozást. Azaz telepítés után rögtön lépjen be a "Beállítások" menüpont "Sorszámok" fülre, és változtassa meg a sorszámformátumot: használjon eltérő elő- vagy utótagokat az egyes helyeken. Mivel ebben az esetben minden gép külön adatbázist használ, a munkatársak akár egy időben is dolgozhatnak, több különböző számlatömbben állítva ki a számlákat. Viszont emiatt a kimutatások csak külön-külön, az adott gépre vonatkozóan kérhetőek le.

Nem is olyan régen még elképzelhetetlen volt az élet kartotékok nélkül. Külön fiókokban tárolták a termékek adatlapjait, esetleg az ügyfelek adatait. Ha még használja ezt a rendszert, akkor nem kell fáradoznia a partnerek vagy áruk táblázatba exportálásával, elég, ha egy kartont nyomtat belőle.

Ezt nagyon egyszerűen megteheti, csak annyit kell tennie, hogy vagy a Partnerek vagy az Áruk menüpont alatt kattint a jobb egérgombbal a kiválasztott ügyfélre vagy termékre, és válassza ki a Karton menüpontot. Máris megkapja a fontosabb adatokat egy papíron. Partnerek esetében a legszükségesebb cím és pénzügyi információk találhatók meg rajta, míg termékeknél áttekintheti az árakat és a készletet is. Természetesen a lap kinyomtatható, de akár Excel formátumba is exportálható, ha későbbi összehasonlításra lenne szükség, netán formázni szeretné még az eredményeket.

Egyes cégeknél szükség van a számla mellé egy szállítólevélre is, melyet együtt adnak oda az ügyfélnek. Sokszor fárasztó lenne a szállítólevelet először kiállítani, majd azután azt leszámlázni, ezért a program lehetőséget ad, hogy akár a számlával egy időben vagy utólag is szállítólevelet nyomtathasson ki. Ez a szállítólevél nem rögzül az adatbázisban, hiszen a számlához készül, tehát később nem kerül leszámlázásra.

Ha a számlával egy időben szeretne szállítólevelet készíteni, akkor ezt be kell állítania a számlakészítés során. Ezt úgy teheti meg, hogy mielőtt még az új számlát lerögzítené, nyomja meg a Nyomtatási beállítások gombot, majd a megjelenő ablakban alul, a Szállítólevél csoportban a Nyomtatás képernyőre opciót válassza ki. Ez a lehetőség azért hasznos, mert ha az ügyfél mégsem kéri a szállítólevelet, nyomtatás nélkül is bezárhatja a felbukkanó ablakot, ellenkező esetben azonban könnyen kinyomtathatja. Miután a számla rögzítése megtörténik, a számla nyomtatási képe után megjelenik a szállítólevél is.

Abban az esetben, ha csak egy-egy alkalommal van szüksége szállítólevélre, akkor nem érdemes bekapcsolni a Nyomtatás képernyőre funkciót, ezért ilyenkor hagyja alapbeállításon (Nincs nyomtatás). Készítse el a számlát a szokott módon, majd miután kinyomtatta, akkor kattintson a jobb egérgombbal azon a számlán, amelyhez szállót szeretne készíteni. A menüből válassza a Szállítólevél elemet és már meg is jelenik a nyomtatásra kész előnézet.