|
A sikeres vállalkozás velejárója, hogy az értékesített termékekről, szolgáltatásokról „áfás számlát” kell kiállítani. A számlára vonatkozó alapvető szabályokat az Általános forgalmi adóról szóló törvény és a Számvitelről szóló törvény határozza meg. Mint általában minden törvény, ez is sokszor nehezen értelmezhető az átlagemberek számára.
Alábbi tanulmányunkban a számlázással kapcsolatban felmerülő leggyakoribb kérdésekre keressük a választ – érthető, hétköznapi formában.
1. Mikor kell a számlát kiállítani?
A törvény előírása szerint a gazdasági eseményeket dokumentálni kell, így azt is, ha egy vállalkozás terméket vagy szolgáltatást értékesít. Alap esetben a vásárlásról nyugtát kell adni, azonban a vevő kérésére „áfás számlát” is tudnia kell az eladónak kiállítania. A vállalat, vállalkozó dönthet úgy is, hogy vevői kérésétől függetlenül mindenkinek „áfás számlát” ad.
Az áfás számlát mindig a gazdasági esemény vagy intézkedés – vagyis az értékesítés – időpontjában kell kiállítani.
2. Milyen módon lehet előállítani egy számlát?
Az eladó a következő módokon készítheti el az „áfás számlát”:
Kézzel: Ebben az esetben a kereskedelmi forgalomban kapható szabványosított nyomtatványokat kell használni
Számítógéppel: Olyan számlázó-programmal, amely megfelel a szigorú számadásnak és egyéb törvényi előírásoknak
Valamennyi bizonylatnak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A külalak mind a nyomtatványok, mind a szoftverek esetében a gyártó kezében van, de mindkét esetben több verzió létezik a piacon, így mindenki az ízlésének megfelelően választhat. A tartalmi kitöltés már a számla kiállítójának felelőssége, a gyártó ehhez csak mintákat, szoftverek esetében beépített ellenőrzéseket tud biztosítani. A kötelező adatokról a 4. pontban olvashat. Ha mégis hibásan lett kiállítva a számla, akkor speciális szabályok mellett javítható – erről a 7. kérdésben olvashat bővebben.
3. Milyen nyelven kell számlát kiállítani?
A számlát mindig magyar nyelven kell kiállítani. A bizonylaton az adatok a magyar mellett más nyelv(ek)en is feltüntethetőek.
4. Milyen információkat kell egy számlának tartalmaznia?
A kiállított számla akkor szabályszerű, ha a törvényben előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza. A bizonylaton az adatokat időtálló módon kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig (vagyis 8 évig!) olvashatóak maradjanak, vagy olvasható alakra hozhatóak legyenek, továbbá az esetleges utólagos változások felismerhetőek, illetve kimutathatóak legyenek.
A számlának a következő információkat kell tartalmaznia:
sorszám: a szigorú számadás miatt nem megváltoztatható, a gépi számlázásnál a számlázó-program automatikusan adja, a számlatömbnél pedig a nyomtatványon előre ki van töltve
kibocsátás kelte: mindig az aznapi, valós dátumot kell megadni, amikor a számla kiállításra kerül
az eladó adatai: vagyis a számla kibocsátójának (a termékértékesítést vagy szolgáltatást nyújtó adóalany) adatai, neve, számlázási címe és adószáma, esetleg elérhetősége (telefonszám, weboldalcím)
a vevő adatai: neve, címe, illetve ha a vevő az adó fizetésére kötelezett, akkor az adószáma is
a vevő közösségi adószáma: csak abban az esetben, ha közösségen belüli adómentes értékesítés történik, és a beszerzés során a vevő az adó fizetésére kötelezett személy
a teljesítés időpontja: az a dátum, amikor az értékesítés megvalósul, a termék vagy szolgáltatás „átadásra” kerül
a termék (szolgáltatás) megnevezése: a kiszámlázott termékek pontos neve
a termék (szolgáltatás) mennyiségi egysége és mennyisége: az átadás „adagolásának formája”, például darab, karton vagy szolgáltatás esetén óra, nap, alkalom – illetve hogy pontosan mennyi lett belőle értékesítve
a termék, szolgáltatás adó nélkül számított egységára: vagyis a nettó ár
a termék (szolgáltatás) adó nélkül számított ellenértéke összesen: az összes értékesített termék nettó ellenértéke. Például egy számla 5 darab 250 forintos tételt és 8 darab 150 forintos tételt tartalmaz, akkor a nettó végösszeg 5x250+8x150=2450 Ft lesz
a felszámított adó százalékos mértéke: jelenleg az áfakulcsok 5 és 20%, de a termék, szolgáltatás tárgyi adómentes is lehet. Egy számlán akár több különböző adókulcs is szerepelhet
az áthárított adó összege: az összes értékesített termék adótartalmának összege. Vagyis, ha az előző példában a 250 forintos tétel a 20 százalékos, a 150 forintos tétel pedig az 5 százalékos körbe tartozik, akkor az áthárított adó összege 1250x0,2+1200x0,05=310 Ft lesz
a számla végösszege: vagy bruttó összeg, amely a nettó érték és az adó összeadásával számítandó. A példánál maradva ez az érték 2760 Ft.
a fizetés módja és határideje: milyen módon (pl. készpénz, átutalás, postai utánvét) és meddig egyenlíti ki a számla ellenértékét a vevő. Készpénzes számla esetén megegyezik a számla kiállításának dátumával. Átutalás esetén megállapodástól függően pl. 8 vagy 14 nappal későbbi időpont
A felsorolásból látszik, hogy például nem kötelező a számlán szerepeltetni az áthárított adó összegét tételenként (csak összesen) és a termék adóval együtt számított ellenértékét sem tételenként– azaz a bruttó egységárat –, sem összesen, hiszen a számla végösszege mindkettőt tartalmazza összesítve.
Azonban kötelező adókulcsonként részletezni az adó alapját és az áthárított adó összegét. Természetesen, ha a számla csak egyetlen tételből áll, és a termék megnevezése mellett az adó összege, valamint a termék adóval számított ellenértéke is szerepel, akkor még egyszer nem kell az adómérték szerinti részletezést elvégezni, hiszen mindkét tartalmi előírás egyszerre teljesül.
Bizonyos esetekben lehetőség van kevesebb adattal úgynevezett egyszerűsített számlát kibocsátani, például előleg átvétele esetén, valamint olyan (egyébként áfa-tartalmú) termékek értékesítésénél, amikor nincs ellenérték vagy az nem pénzben kifejezett (pl. csere ügylet). Ezekben az esetekben a gazdasági eseményre szövegesen is utalni kell, például az előlegről kibocsátott számlán fel kell tűntetni az előlegre utaló kifejezést, de célszerű az ügyletet is megnevezni. Ellenérték nélküli ügyletek esetén is fel kell tűntetni a termék vagy szolgáltatás adóalapját.
5. Mit jelent a szigorú számadás fogalma?
A szigorú számadás alá vont bizonylatoknál, nyomtatványoknál a sorszámoknak mindig folytatólagosan kell követniük egymást, nem lehet közöttük megszakítás és kihagyás. A szigorú sorszámozás értelmében a sorszám egyben az időbeliséget is mutatja, vagyis a magasabb sorszámmal kiállított számla csak azonos vagy későbbi időpontban készülhet.
Nagyon fontos, hogy ezek a bizonylatok (pl. számla, egyszerűsített számla és nyugta) bármikor előkereshető formában, egymást követően, kihagyás nélkül legyenek lefűzve. 8 évig meg kell őrizni őket és felsőbb vezető vagy hivatalos szerv kérésére be kell mutatni.
6. Mit értünk kiállítási- és teljesítés dátum alatt?
A kiállítási dátum mutatja a számla elkészítésének időpontját, vagyis megegyezik az aznapi dátummal. A szigorú sorszámozás szabályai alapján a magasabb sorszámmal kiállított számla kiállítási dátuma nem lehet a már korábban kiállított bármelyik számla dátumát megelőző.
A számlán fel kell tűntetni a teljesítés dátumát is, ami annak az időpontnak felel meg, amikor a termék vagy szolgáltatás ténylegesen átkerül a vevő tulajdonába. A számlát a teljesítéstől számított legkésőbb 15 napon belül kell elkészíteni.
A teljesítési dátum jelenti az áfa-elszámolás alapját, kivéve a folyamatos szolgáltatásokat, ahol éppen ezért az úgynevezett könyvelési dátumot is szerepeltetni kell.
7. Hogyan lehet sztornózni, illetve helyesbíteni?
A számla kiállítása során számtalan hibázási lehetőség lehet, például rossz címre készül a számla, nem a megfelelő termék vagy mennyiség szerepel rajta, vagy egész egyszerűen rossz helyen, vagy hibásan lesz kitöltve egy mező. Előfordulhat, hogy már a kiállítás során feltűnik a hiba, de az is lehet, hogy a vevő küldi vissza a számlát és kéri annak javítást.
Sem a kézi, sem a számítógéppel kiállított számláknál nem lehet a rontott számlába utólag belejavítani. A javításra a sztornó vagy a helyesbítés használható. A 2 fogalom között az alapvető különbség, hogy sztornózásra akkor van lehetőség, ha megvan a számla eredeti példánya – mert időben kiderült a hiba, vagy, mert a vevő visszaküldte azt. Helyesbítés esetén a vevőnél marad az eredeti, utólag javított számla.
Ezen túlmenően a hiba jellege határozza meg a javítási módszert. Alaki hibák miatt csak sztornózás alkalmazható, azonban ha az áthárított adó összegét érinti a változás, akkor helyesbíteni kell.
Így például a sztornózás a helyes eljárás, ha valamelyik cím (vevő vagy eladó) elégtelen vagy pontatlan, vagy az összeg nem megfelelően lett kiszámolva, vagy az ügyfél nem tudja azt befogadni – például minőségi kifogás miatt visszaküldi a terméket a számlával együtt.
Helyesbítő számlát abban az esetben lehet használni, ha a kiállított számlán a tételek rossz mennyiséggel, összeggel, áfa kulccsal szerepeltek, vagy a szükségesnél több, illetve kevesebb tétel került a számlára. Ebben az esetben egy új számla kerül kiállításra negatív végösszeggel. Az eredeti pozitív és a helyesbítő negatív számla együttesen fogja meghatározni a fizetendő vagy visszatérítendő összeget, teljes helyesbítés esetén pedig a nullás egyenleg „érvényteleníti” az eredeti számlát.
A kézi számla sztornózásánál a rontott példányt át kell húzni és fölé kell írni, hogy „SZTORNÓ”. A rontott, sztornírozott számlát (annak összes példányát, tehát az eredeti példányt is) meg kell őrizni. Ha szükséges, a rontott számla helyett új számla kerülhet kiállításra.
Számlázó-program használatakor általában „gombnyomással” sztornózható a rontott számla. Ebben az esetben a program kiállít egy új számlát, az eredeti számlát a továbbiakban „sztornózottként” jelöli a programban. A számlán fel kell tüntetni a sztornózandó számla sorszámát, amit a program vagy automatikusan kitölt, vagy kézzel beírható a „megjegyzés” rovatba. A sztornó elfogadott szövege: „Ez a számla az XXX sorszámú számla sztornó számlája.” A sztornó számla kitöltése során a teljesítés időpontjaként az eredeti, tévesen kiállított bizonylaton szereplő teljesítési időpontnak kell szerepelnie.
A sztornó számla teljesítési dátuma az eredeti számla teljesítési dátumával egyezik meg. Amennyiben időközben bevallás történt, önrevíziót kell benyújtani.
A helyesbítő számlát a hiba feltárásának időpontjában kell kiállítani, és teljesítési dátumként is ezt a dátumot kell megadni) Ebben az esetben is hivatkozni kell az eredeti számlára. Az eredeti számla tartalmát negatív előjellel kell megismételni, majd (szükség esetén) helyesen is feltűntetni ugyanazon a számlán belül. A számla végösszege így a különbözetet fogja mutatni mind az adó és adóalap, mind a végösszeg tekintetében.
|
